Utilisation d’une méthodologie de management de projets hybride dans le cadre d’une implémentation de Sage X3
1. Qu'est-ce que le management de projet Hybride?
Il s'agit d'une approche qui combine plusieurs méthodologies, telles que Waterfall et Agile, pour répondre aux besoins spécifiques d'un projet.
Aujourd'hui, les projets se caractérisent par des enjeux et des objectifs de plus en plus complexes. Pour y répondre efficacement, la meilleure solution réside dans l'adoption d'une approche hybride, qui combine plusieurs méthodologies. Cette stratégie permet d’obtenir des résultats plus rapides, améliorer leur qualité et réduire les risques.
2. Utilisation d’une méthodologie Waterfall pour les projets Sage X3
Historiquement les projets Sage X3 ont été réalisés en utilisant une méthodologie classique afin de répondre aux contraintes principales du projet (triangle d’or) à savoir la Qualité, le Coût et le Délai, mais l’utilisation de cette approche provoque notamment un effet tunnel important pendant toute la phase de réalisation (paramétrage/développement) et ceci entraine un risque d’écart entre les attentes du client et le produit livré.
3. Les avantages d’une approche hybride
Le management de projet hybride nous permet d’adapter la méthodologie de gestion de projet en prenant la démarche la plus appropriée pour chaque étape du projet, en respectant les contraintes du projet et en diminuant les risques de dérive ou d’échec.
L’approche Hybride va au-delà du cadre méthodologique incitant au mélange d’outils et de pratiques, elle est novatrice, essentielle et multidimensionnelle.
Lab Hybrid – PMI France (2024). L'hybridation, approche sur-mesure des projets. LabHybrid
4. Cas concret avec Sage X3
Une inquiétude traditionnelle des clients en train de mettre en place Sage X3 est le fait de savoir si l’application qui sera livrée répondra à leurs besoins métier. Le manque de justesse de la solution livrée peut être provoquée par multiples facteurs avec diverses origines :
- Le client : manque de maitrise du besoin, problèmes pour exprimer l’exhaustivité du besoin pendant la période de conception, difficultés à valider le besoin retranscrit par l’intégrateur…
- L’intégrateur : le document de conception est incomplet ou avec des erreurs, manque d’expérience des consultants fonctionnels et/ou techniques, problèmes de disponibilité de l’équipes projet…
- Des évolutions règlementaires ou légales imprévues.
Nous pouvons répondre à ce cas d’usage en utilisant une méthodologie hybride* qui nous permet d’utiliser d’éléments Waterfall et Agile comme par exemple :
Phase de conception en mode Waterfall :
Cette phase nous permet de définir de façon complète le besoin du client, typiquement en planifiant les ateliers nécessaires pour définir le besoin du client et en se donnant les moyens pour valider la conception générale et détaillé qui sera utilisée par l’équipe de l’intégrateur pour adapter l’ERP aux besoins du client.
Phase de réalisation en mode Agile :
Cette phase nous permet d'apporter les ajustements nécessaires à la solution Sage X3 afin de répondre précisément aux besoins définis et validés par le client lors de la phase de conception. La planification de cette phase de réalisation en utilisant des sprints nous permet de livrer des ensembles fonctionnels cohérents d’une façon régulière, sans attendre le jalon de fin de la phase, et permet aux key users du client de commencer à se familiariser avec la nouvelle solution, valider que l’ensemble fonctionnel répond à son besoin et constater la qualité du travail fourni par l’intégrateur.
Points de vigilance
Ce mode de travail apporte de nouveaux points de vigilance qu’il faut prévoir et gérer, à titre d’exemple :
- A partir du 2e sprint il faut s’assurer que la capacité de l’équipe est supérieure à la charge de travail prévue afin d’être en mesure d’assurer la livraison des fonctionnalités prévues, mais aussi les « imprévus » du projet (anomalies identifiées dans les sprints précédents, ajustements non prévus dans les cahiers de conception…).
- Pour cela, il peut être nécessaire d’adapter la gouvernance du projet et le rythme des points projets à faire.
- Planifier toutes les ressources nécessaires, ainsi que les tests à faire après chaque livraison dans un délai cohérent avec les sprints planifiés.
- Pendant cette phase, il y a une surcharge de travail (par rapport au projet classique Waterfall) coté client (la phase de tests est rallongé), mais aussi coté intégrateur (il doit gérer le chevauchement des tâches de paramétrage/développement avec l’aide ou l’assistance à la recette client). Si les deux équipes ne jouent pas son rôle, les bénéfices de cette approche pendant la phase de réalisation seront gommés.
- Communiquer et sensibiliser l’équipe et les parties prenantes sur la démarche qui a été choisie et leur rôle.
- Adapter la durée des phases de réalisation et de recette client et gérer leur chevauchement.
5. Se lancer avec le management hybride
Cette approche combine efficacement les méthodes Waterfall (utilisée pendant la phase de conception) et la méthode Agile (appliquée durant la phase de réalisation).
Elle est particulièrement recommandée car elle favorise une collaboration accrue avec le client, en permettant des retours réguliers et une validation progressive des résultats. Par ailleurs, elle offre aux utilisateurs une prise en main graduelle de la solution, renforce leur familiarisation tout au long du projet et favorise la conduite du changement.
6. Dernières précisions
*La méthodologie de projet hybride n’apporte pas une solution unique à chaque problématique. Chaque projet étant différent, il faudra identifier à chaque fois la meilleure démarche pour répondre aux spécificités du projet. Ceci est le rôle du chef de projet avec l’appui des parties prenantes du projet. Leurs expériences passées et leur savoir-faire joueront un rôle clé dans la définition, le pilotage et le succès de la démarche proposée.